Umowa poufności (ang. NDA) to jeden z powszechniejszych sposobów zabezpieczenia informacji wymienianych w ramach stosunków biznesowych przed ujawnieniem. Czy aby na pewno w każdym przypadku jej zawarcie będzie najlepszym wyjściem dla przedsiębiorcy? Jakie inne metody ochrony informacji gwarantuje nam polskie prawo?
Gdy podczas spotkania padają słowa: „To chyba trzeba będzie podpisać NDA?” wiemy, że zaczynamy rozmawiać na serio. Porozumienia o poufności są elementem biznesowej etykiety oraz jednym z pierwszych weryfikatorów intencji i motywacji naszych partnerów. Zazwyczaj załatwienie tej sprawy nie trwa długo, najwyżej kilka dni lub nawet kilka godzin, w szczególności jeżeli strony lub ich pełnomocnicy znają dobre standardy sporządzania NDA.
Co jednak zrobić, gdy nie jesteśmy w stanie uzgodnić treści porozumienia o poufności lub – gorzej – druga strona nie jest zainteresowana podpisaniem NDA albo z zasady odmawia – jak w przypadku wielu funduszy venture? Czy musimy wówczas polegać wyłącznie na reputacji kontrahenta? Czy istnieją inne rozwiązania, aby zapewnić ochronę wrażliwych informacji lub „idei za milion dolarów”, w którą tak bardzo wierzymy?
Kiedy informacje istotne dla biznesu przekazujemy w ramach negocjacji…
Dosyć dawno, bo już w 2003 roku wprowadzono do polskiego Kodeksu cywilnego ciekawą instytucję prawną (która jednak do dzisiaj nie zdobyła dużej popularności) pozwalającą chronić informacje przekazywane kontrahentowi w ramach negocjacji. Art. 722 Kodeksu cywilnego przewiduje, że samo jednostronne zastrzeżenie poufności zobowiązuje odbiorcę informacji do jej nieujawniania i nieprzekazywania osobom trzecim. Odbiorca nie może też bez naszej zgody wykorzystywać przekazanych mu informacji do własnych celów.
W ten sposób możemy chronić informacje o bardzo różnej treści i charakterze, również nie będące w ścisłym znaczeniu tajemnicami przedsiębiorstwa. Może chodzić zarówno o informacje dotyczące technologii, informacje handlowe lub rynkowe, finansowe, dotyczące kwestii związanych z organizacją i zarządzaniem itd. Kluczowe jest to, aby nie były one powszechnie znane, tj. aby dostęp do nich lub ich wytworzenie wymagało istotnych nakładów, a także by ewentualne ujawnienie lub wykorzystanie mogło naruszyć nasz interes, wyrządzić nam szkodę lub stanowić źródło bezpodstawnych korzyści dla odbiorcy informacji.
Wydaje się, że w ten sposób jesteśmy w stanie chronić nawet bardziej „miękkie” informacje, takie jak oryginalne koncepcje modelu biznesowego lub produktów. Zastrzeżenie poufności może obejmować dane zawarte w biznesplanie, a nawet teaserze inwestycyjnym. Opisywane instrumenty prawne są przydatne także dla zabezpieczenia „pomysłu” będącego jądrem utworu chronionego prawem autorskim, ale który jako czysta koncepcja nie korzysta sam w sobie z tej ochrony (prawo autorskie chroni tylko formę – sposób przedstawienia, a nie pomysły).
Nie tylko naprawienie szkody, ale też zwrot korzyści
Co stanie się zatem, gdy druga strona naruszy zobowiązanie do zachowania poufności lub wykorzysta uzyskane informacje do własnych celów? W takiej sytuacji możemy przede wszystkim żądać, aby kontrahent naprawił szkodę, na jaką zostaliśmy narażeni (w tym utracone korzyści). A ponieważ w wielu przypadkach byłoby to niewystarczające, do naszej dyspozycji oddano ponadto roszczenie o wydanie korzyści uzyskanych przez tego który naruszył zobowiązanie i ujawnił lub wykorzystał informacje dla własnych celów.
Warto jeszcze wspomnieć, że obowiązek nieujawniania i niewykorzystywania informacji przekazanych z zastrzeżeniem poufności nie wygasa z chwilą ustania negocjacji, zawarcia umowy lub jej wygaśnięcia. Nie ma też znaczenia czy negocjacje doprowadziły do zawarcia umowy, czy zostały zakończone bez osiągnięcia przez strony porozumienia. Zobowiązanie ma bezterminowy charakter – nie można samodzielnie zwolnić się z obowiązku przestrzegania ww. zakazów.
Przepisy nie zawsze nas ochronią, czyli warto wspomnieć o wyłączeniach
Istnieją także ograniczenia, np. art. 722 Kodeksu cywilnego nie dotyczy przekazywania informacji w trakcie przetargu czy też ofertowania, gdy nie mamy do czynienia z formą, nawet korespondencyjnych, negocjacji stron. Ponadto, jeżeli decydujemy się na cold-calling i wysyłanie mejli bez zaproszenia nie jest to nigdy właściwy moment na ujawnianie wrażliwych informacji. Uważa się, że samo nawiązanie kontakt i zaproszenie do rozmów nie wystarczy dla zapewnienia ochrony informacji poufnych, jeśli druga strona nie odpowie na naszą propozycję.
Zastrzeżenie poufności, mimo pewnych kontrowersji prawnych (o tym kiedy indziej), jest bardzo prostym i przydatnym rozwiązaniem, gdy ze względu na okoliczności nie chcemy lub nie możemy zagwarantować ochrony naszych interesów na podstawie porozumienia o poufności (NDA).
