W związku z „otwarciem sezonu” na składanie sprawozdań finansowych do KRS, na jaw wychodzą kolejne problemy związane z cyfryzacją tego procesu. System teleinformatyczny może odrzucić złożone sprawozdanie finansowe ze względu na błędy strukturalne, co może się wiązać z niemałymi problemami.
Sprawozdania tylko elektronicznie
Od marca 2018 roku przedsiębiorcy muszą składać sprawozdania finansowe bezpośrednio do Repozytorium Dokumentów Finansowych w formie elektronicznej. Natomiast nowelizacja Ustawy o KRS z października 2018 roku, zobowiązała również do sporządzania sprawozdań w formie elektronicznej. Zatem sprawozdania finansowe za 2018 rok muszą zostać sporządzone w postaci struktury logicznej, w formacie udostępnionym przez Ministerstwo Finansów.
Pierwsze problemy
Już w zeszłym roku niektórzy przedsiębiorcy napotkali kłopoty, związane ze zgłoszeniem sprawozdania finansowego drogą elektroniczną. Problem polegał na tym, że ustawa nie przewidywała sytuacji, w której sprawozdanie składa osoba nie posiadając numeru PESEL ujanwionego w KRS. W związku z tym niektóre spółki zarządzane przez cudzoziemców nie mogły złożyć sprawozdania za pomocą udostępnionego systemu. Brzmienie przepisu 19a ustawy o KRS uniemożliwiało też złożenie sprawozdania przez pełnomocnika – np. radcę prawnego. Ustawodawca poprawił te błędy dopiero w październikowej nowelizacji.
Błędy strukturalne
System czasami odrzuca sprawozdania, ze względu na błędy strukturalne. Taka sytuacja rodzi szereg problemów dla składającego sprawozdanie, jednocześnie narażając go na konsekwencje karno- lub cywilnoprawne. Niewywiązanie się z obowiązku złożenia do KRS sprawozdania finansowego łączyć się bowiem może nawet z odpowiedzialnością karną zarządu. Zatem co zrobić jeśli KRS odrzucił sprawozdanie finansowe?
Bez poprawek
Pierwszą rzeczą, która przychodzi na myśl w wypadku odrzucenia sprawozdania ze względu na jego błędy strukturalne, jest poprawienie tych błędów. Niestety ustawa o rachunkowości nie zezwala na poprawienie już zatwierdzonego przez Zgromadzenie Wspólników sprawozdania finansowego. Ewentualnych poprawek można dokonać dopiero w sprawozdaniu za kolejny rok obrotowy. Tak więc jeśli błędy pojawią się w sprawozdaniu za rok 2018, poprawek można dokonać dopiero w sprawozdaniu za rok 2019.
Tylko jedno Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników
Drugim problemem (dotyczącym spółek kapitałowych) jest fakt wyjątkowości Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników (lub Akcjonariuszy). Zgodnie z przepisami Kodeksu Spółek Handlowych, spółka może zwołać takie zgromadzenie tylko raz do roku – każde inne zgromadzenie ma status nadzwyczajnego. Również tylko na zwyczajnym zgromadzeniu może zostać powzięta uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. W związku z tym, nawet gdyby dana spółka mogła wprowadzić do sprawozdania poprawki, to zatwierdzenie poprawionego sprawozdania wymagałoby ponownego odbycia zwyczajnego zgromadzenia.
Jedyny ratunek
Jeżeli system odrzuci twoje złożone sprawozdanie musisz skorzystać z funkcjonalności systemu S-24. W takim wypadku konieczne jest złożenie płatnego elektronicznego wniosku z wykorzystaniem formularza KRS-Z30. Dokumenty tafiają wówczas do właściwego sądu rejestrowego, który przekazuje je do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Nie ma możliwości złożenia tego rodzaju wniosku w sądzie fizycznie. Opłata wynosi 140 zł. Tegoroczna sytuacja jest zatem porównywalna do ubiegłorocznej, która również wymagała złożenia płatnego wniosku.
