W maju weszła w życie nowelizacja kodeksu pracy wprowadzająca zmiany przepisów  regulujących przetwarzanie danych osobowych. Dzięki niej pracodawca w końcu ma pewność jak działać zgodnie z RODO.

Przetwarzanie danych osobowych bez zgody

Kandydaci

W następstwie nowelizacji, kodeksu pracy zawiera obecnie katalog danych osobowych, które pracodawca może przetwarzać bez potrzeby uzyskania zgody pracownika. Zgodnie z art. 22¹ § 1 KP od kandydatów można żądać przedstawienia danych takich jak:

• imię (imiona) i nazwisko;
• data urodzenia;
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
• wykształcenie;
• kwalifikacje zawodowe;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Jednak nie każda profesja wymaga określonego wykształcenia, kwalifikacji zawodowych czy doświadczenia zawodowego. W związku z tym ustawodawca wprowadził klauzulę wyłączającą możliwość przetwarzania informacji mieszczących się w trzech ostatnich – wskazanych powyżej kategoriach – bez zgody kandydata, jeśli nie jest to niezbędne.

Pracownicy

Od osób zatrudnionych pracodawca zażąda dodatkowo informacji obejmujących:

• adres zamieszkania;
• nr PESEL, a w jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• dane pracownika i jego dzieci konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• wykształcenie;
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia (jeśli nie zostały uzyskane od kandydata);
• numer rachunku płatniczego.

Przetwarzanie danych osobowych nieobjętych katalogiem

Na podstawie odrębnego przepisu

Wprowadzone przepisy przyznają pracodawcy uprawnienie do przetwarzania danych osobowych kandydatów lub pracowników niezbędnych do realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracodawca nie musi, by dokonać czynności wskazanych powyżej, uzyskiwać zgody osoby, której dane przetwarza.

Na podstawie zgody

Z kolei na podstawie zgody kandydata lub pracownika pracodawca może przetwarzać dane osobowe na zasadach ogólnych z wyłączeniem informacji o skazaniu. Niemniej należy pamiętać, że brak zgody na przetwarzanie danych nie może powodować wśród kandydatów lub pracowników negatywnych konsekwencji, w tym nie może być przyczyną odmowy zatrudnienia lub rozwiązania umowy o pracę.

Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych

Zasada ogólna

Pracodawca może przetwarzać szczególne kategorie danych osobowych za zgodą pracownika. W takim przypadku pracownik przekazuje dane osobowe pracodawcy z własnej inicjatywy. Szczególne kategorie danych osobowych obejmują informacje dot. np. pochodzenie rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych. Z punktu widzenia pracodawcy szczególnie istotne może być przetwarzanie danych osobowych dot. przynależności do związków zawodowych, danych biometrycznych oraz dotyczących zdrowia. Należy pamiętać, iż przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych dokonują osoby pisemnie do tego upoważnione. Co ważniejsze, osoby te są zobowiązane do zachowania przetwarzanych danych osobowych w tajemnicy.

Dane biometryczne

Od zasady wyrażonej powyżej istnieją dwa wyjątki związane z przetwarzaniem danych biometrycznych. Po pierwsze pracodawca przetwarza dane biometryczne w celu kontroli dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić go na szkodę. Po drugie przetwarza je w celu kontroli dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Monitoring

Zasady ogólne

Pracodawca może wprowadzić monitoring zakładu pracy lub terenów wokół jeśli jest to niezbędne – a więc nie da się tego osiągnąć innymi środkami – dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub ochrony informacji, których ujawnienie mogłoby go narazić na szkodę. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w zbiorowym układzie pracy lub regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie jest zobowiązany do do ustalania regulaminu pracy oraz nie jest objęty układem pracy zamieszcza wskazane powyżej informacje w obwieszczeniu. Dodatkowo pracodawca zawiadamia pracowników o wprowadzeniu monitoringu na dwa tygodnie przed jego wprowadzeniem, a przyjmowanego do pracy pracownika przez dopuszczeniem do pracy na piśmie. Pomieszczenia w których jest zainstalowany monitoring powinny być wyraźnie oznaczone nie później nie jeden dzień przed uruchomieniem.

Szczególne pomieszczania

Kodeks pracy wyklucza wprowadzania monitoringu w pomieszczeniach zakładowych organizacji związkowych. Wyjątkowo, za zgodą zakładowej organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników pracodawca może wprowadzić monitoring do pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni. Jest to możliwe, jeśli nie naruszy godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez anonimizację osób w nich przebywających.

Przechowywanie

Nagrania z monitoringu pracodawca może przechowywać do trzech miesięcy, chyba że stanowią dowód w postępowaniu lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą stanowić dowód w postępowaniu toczącym się na podstawie przepisu prawa. W drugim przypadku termin ten ulega przedłużeniu do momentu prawomocnego rozstrzygnięcia. Po upływie wskazanych powyżej terminów nagrania podlegają zniszczeniu, chyba, że odrębny przepis stanowi inaczej.

Monitoring poczty elektronicznej

Jeśli jest to niezbędne, przy zachowaniu (odpowiednio) zasad ogólnych opisanych powyżej  pracodawca może prowadzić monitoring poczty elektronicznej. Przesłankami uzasadniającymi stosowanie monitoringu poczty elektronicznej jest zapewnienie organizacji pracy umożliwiające pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Po więcej informacji o RODO zapraszam do artykułu zapowiadającego wejście w życie unijnych regulacji dot. ochrony danych osobowych. Zachęcamy także do lektury artykułu o zmianach jakie weszły w życie w styczniu 2019 roku dotyczących prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych. Tekst znowelizowanego Kodeksu Pracy można pobrać ze strony Internetowego Systemu Aktów Prawnych.